‘’De team coaching heeft me laten inzien hoe belangrijk het is om verwachtingen uit te spreken en duidelijke afspraken te maken om gedoe te voorkomen. Dat zorgt voor een betere onderlinge samenwerking, met als aandachtspunt dat dit een ongoing proces is.’
Van een overheidsorganisatie kregen we de opdracht om de samenwerking binnen een team weer vlot te trekken. Er was veel gedoe in het team en eerdere pogingen om dit op te lossen waren op niets uitgelopen. Door het probleem vanuit een systemische blik te benaderen, konden we niet-werkende patronen in de onderliggende samenwerking blootleggen. Hiervoor hebben we ieder teamlid individueel geïnterviewd en een analyse gemaakt op basis van de antwoorden. Onze bevindingen hebben we gepresenteerd naar het hele team met aanbevelingen om toe te groeien naar een vitale organisatie.
Hieronder een interview met de teamleider in gesprek met Behavior Booster Monique.
Wat was voor jou de doelstelling van het traject?
Nou ja, er was geen cohesie. De samenwerking en het teamgevoel waren heel erg zoek. Er was geen vertrouwen richting de teamleider of tussen de collega´s onderling. Daardoor was er minder werkplezier en gingen persoonlijke issues de boventoon voeren. De werkvoorraad was destijds ook laag, waardoor mensen tijd over hadden om zich met dit soort zaken bezig te houden.
Wat hoopte je te bereiken door dat aan te pakken?
Mijn voornaamste doel was dat we allemaal weer door één deur zouden kunnen gaan. Dat er weer een onderlinge band zou ontstaan binnen het team. Daarbij geloofde ik, dat er met een onderlinge band er automatisch weer werkplezier in het team zou terugkomen. Dat als mensen het naar hun zin zouden hebben in het team, de samenwerking zou verbeteren.
Daarnaast vind ik het belangrijk dat een team vitaal is, want strubbelingen onderling geven best wel stress. Zeker als er veel 1-op-1 issues spelen binnen het team. Als je dat allemaal weghaalt, dan heb je mensen die qua inzetbaarheid vitaal zijn waarmee je de kans op uitval beperkt. Bovendien vind ik het belangrijk dat mensen in een veilige omgeving kunnen werken, daar zijn wij als werkgever verantwoordelijk voor. Als die veilige werkomgeving er niet is, kunnen mensen niet optimaal functioneren. Dus het is belangrijk dat die omgeving gecreëerd wordt of zo goed mogelijk voor ze geregeld wordt.
Welk resultaat heeft het traject voor jou behaald?
Het traject heeft een positieve impact gehad op het team, de medewerkers waren er zelf achteraf ook heel erg positief over. Waar ze in het begin een sceptische houding hadden iemand komt ons weer vertellen wat het niet goed gaat in het team verdween dat gaandeweg het traject. De presentatie van het onderzoek heeft hun visie echt veranderd. Ze zijn meer gaan kijken naar hun eigen aandeel in de ontstane situatie, niet alleen meer wijzen naar de ander. Door deze andere instelling is ook hun gedrag veranderd.
Het traject heeft ook mij heel veel inzichten gebracht en handvaten gegeven om het gesprek aan te gaan met het team. Binnen het team is er meer begrip voor elkaar gekomen. Het heeft daarbij geholpen om de uitdagingen te bekijken vanuit de verschillende invalshoeken in het team. Daardoor is iedereen beter gaan snappen wat mensen beweegt, waar ze tegenaan lopen en vooral dat iedereen op zijn/haar manier wel degelijk betrokken is . Ook door het perspectief van mij als teamleider te benoemen, ontstond er meer begrip voor mijn rol. Daarmee werden de aannames richting elkaar minder en was er weer een reden voor mensen om elkaar op te zoeken en het gesprek met elkaar aan te gaan.
Interessant, kun jij aangeven welk gedrag je voor het traject zag en wat je nu ziet?
Het gedrag wat je voornamelijk zag, was gedrag van frustratie. Er was onderlinge vijandigheid, wantrouwen, kritisch naar elkaar en veel negatieve feedback. De positieve dingen werden niet meer gezien of onderkend. Geen complimenten naar elkaar, geen betrokkenheid. Als iemand bijvoorbeeld een moeilijke periode doormaakte, werd er geen berichtje meer gestuurd of op een andere manier hulp aangeboden. Daardoor werd er onderling geen steun meer gevoeld en werd dat meer van mij als teamleider verwacht. Dat was voor mij dan weer een uitdaging, omdat ik die ondersteuning wel wilde bieden maar dat stuitte dan weer op weerstand bij een andere groep medewerkers. Ik zat dan echt vast in een spagaat, het maakte de invulling van mijn rol ontzettend lastig.
Door het traject ging ik inzien hoe belangrijk het is om verwachtingen uit te spreken en duidelijke afspraken te maken. Dit oppakken heeft ons ontzettend geholpen. Dat konden we pas doen nadat we inzicht hadden gekregen in wat er speelt zodat je daar op kunt acteren.
Dank voor deze beschrijving van het oude gedrag. Wat zien je nu als nieuw gedrag?
In het begin, toen we net de terugkoppelingssessie hadden gehad, zag je echt een team dat weer naar elkaar aan het toegroeien was. Mensen die onderlinge issues hadden, gingen spontaan met elkaar praten tijdens een weekstart of een kantoordag. Mensen zochten elkaar weer op, toonden meer belangstelling voor elkaar. Doordat ze ook meer over elkaar wisten in de privé sferen, elkaar beter leerden kennen, werden daar ook gesprekken over gevoerd met elkaar. Mensen gingen elkaar weer beter begrijpen, wat zorgde voor een positieve verandering van de teamdynamiek.
Je merkt het ook, de sfeer is positiever en meer ontspannen geworden. Er wordt weer als team aan de doelstellingen gewerkt. De frustraties die er waren zijn weggenomen.
Ben je nog heel actief bezig om het vast te houden of is het nieuwe gedrag al ingesleten?
Dit is natuurlijk wel een ongoing proces, het blijft een uitdaging om met 15 verschillende individuen samen te werken.. Het is dan ook niet bij één sessie gebleven, we hebben daarna ook nog sessies gehad waarbij we gewoon met elkaar om de tafel zijn gaan zitten. Er zijn 1-op-1 gesprekken met elkaar gevoerd, dat heeft ontzettend geholpen.
De praktijk wijst uit dat je hier wel aandacht voor moet blijven houden en zeker in de samenwerking, We werken nu eenmaal voor een organisatie waar continu veranderingen zijn, daar gaat iedereen anders mee om. Mensen die moeite hebben met de verandering, voelen zich persoonlijk geraakt en daardoor komen ze in een negatieve spiraal. Die kan dan overslaan naar het hele team. Zeker als wij als management de communicatie niet goed genoeg oppakken, dan is dat een extra trigger voor negativisme. Voordat je het weet kom je dan weer in neergaande spiraal, dat wil ik voorkomen.
Jij hebt in de gesprekken ook gemerkt dat er dominante mensen zijn in het team, die de sfeer positief en negatief kunnen beïnvloeden. Ik richt mijn aandacht echt op hun zodat we niet weer terug gaan naar de oude situatie. Er speelt nu weer iets waar het negatieve op de loer ligt, dus ben ik al pro-actief aan het kijken hoe ik de samenwerking goed kan houden. Het is een acceptatie dat de samenwerking in golfbewegingen verloopt, waarbij ik wil voorkomen dat we als team weer in een diep dal belanden.
Dat klinkt alsof je door het traject scherper bent geworden in je rol?
Zeker, de vorige keer was mijn gedachte vanuit zelfsturende teams dat het zichzelf wel zou oplossen. Dat het wel goed zou komen. Daarom heb ik lang gewacht met ingrijpen. Nu denk ik “dit moeten we wel meteen heel snel In de kiem smoren”.
Wat is het grootste inzicht geweest wat je op hebt gedaan?
Dat ik me meer als teamleider moet opstellen. Dat ik keuzes moet maken, duidelijk moet zijn in wat ik van iedereen verwacht. Er voor zorgen dat iedereen de afspraken nakomt en vooral dat ik op tijd moet ingrijpen. Dat ik proactief de zaken moet aanpakken, dat is voor mij wel een hele belangrijke les.
Heb je ook nog een onverwacht verrassend inzicht opgedaan?
Ik heb eigenlijk lichtelijk onderschat wat de impact is van mijn gedrag op anderen. Ik kan soms later reageren op vragen, omdat ik graag direct het volledige antwoord wil geven. Ik heb gemerkt dat het laat reageren er voor zorgt dat mensen niet eens meer luisteren naar het antwoord. Ze leggen de focus op de in hun ogen “te late reactie” en dat verbaasde mij heel erg. Ik deed mijn best het zo goed mogelijk te regelen, dat is ook gelukt, maar daar is dan geen oog meer voor. Het heeft mij laten inzien dat ik moet aangeven dat ik er mee bezig ben, mensen op de hoogte moet houden.
Ik ben teveel vanuit mezelf uitgegaan, van hoe ik dingen zie en zou doen. Dat is wel even een wake up call geweest. Mensen trekken zich dingen misschien persoonlijker aan, terwijl ik er makkelijker afstand van kan nemen. Ik heb er onvoldoende rekening mee gehouden dat ik vanuit mijn eigen referentie handel en te weinig rekening houdt met die van een ander.
Heb je hier dan nu je gedrag op aangepast?
Jazeker, maar ik moet wel zeggen dat ik het lastig vind. Ik probeer altijd netjes te blijven in een gesprek, van nature ben ik conflict mijdend. Daardoor komt mijn boodschap richting de persoon misschien niet altijd duidelijk over. Ik probeer me nu beter in de ander te verplaatsen, af te stemmen, Voor mij een continu leerproces waar ik heel bewust mee bezig ben.
Tot slot, hoe heb je de samenwerking met Behavior Boost ervaren?
Ik heb het als zeer goed ervaren, dat was al zo vanaf de eerste dag dat ik bij jullie binnenstapte destijds bij mijn opleiding tot teamleider. Het voelde goed voor mij en er was een hele goede klik. Op het moment dat ik een probleem met mijn team ervaarde, heb ik daarom besloten om bij jullie aan te kloppen.
Jullie aanpak is heel professioneel, conform afspraak., het hele traject is vlot verlopen. Jullie voorstel sloot aan bij mijn vraag en na konden we heel snel schakelen. Het eindresultaat is heel erg positief, het heeft het gewenste resultaat opgeleverd. Ook de nazorg vond ik heel fijn, dat je bij mij vinger aan de pols hield om te vragen hoe het liep, waar je nog kon ondersteunen, etc. Dat heb ik als heel prettig ervaren. Jij bent daarbij een goede luisteraar en kan ook goed verwoorden wat je hoort en ziet. Dat maakt het voor mij heel makkelijk om mezelf open te stellen.
